Una organización con múltiples inmuebles pasó de pedidos en papel y comprobantes entre áreas a un circuito conectado, con estados, responsables y documentación.
Antes, la necesidad y su seguimiento dependían de papeles y coordinación manual.
Ahora, el pedido se registra desde el celular, con inmueble, urgencia y evidencia. Mantenimiento diagnostica y define cómo resolverlo. El tablero muestra estados, responsables y días transcurridos.
El pedido puede dividirse en partidas, con requerimientos y cotizaciones propias. Se evalúan alternativas y se documenta la adjudicación según el circuito de autorización correspondiente.
Las excepciones también quedan registradas, por ejemplo cuando no se consigue la cantidad requerida de presupuestos.
Los comprobantes se vinculan con lo adjudicado. El control acumulado permite detectar desvíos aunque el proveedor facture en partes.
Cuando hubo un adelanto, el sistema lo considera para determinar lo que queda por pagar y bloquea el pago bruto de una factura ya cubierta total o parcialmente.
Un pedido puede quedar esperando una cotización, una autorización o un comprobante. El sistema muestra en qué etapa está, quién tiene el próximo paso y qué falta resolver, sin reconstruir la historia entre papeles y mensajes.
Las cotizaciones, autorizaciones y comprobantes forman parte del mismo recorrido. Así se puede consultar qué se decidió, con qué respaldo y cómo avanzó cada intervención.
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